Usnadněte svým lidem přechod na sdílené pracoviště. Investujte do kvalitního vybavení a nastavte jasná pravidla

Sdílené pracovní místo, hot desk, coworking… Pojďme si nejprve ujasnit, jak tyto kanceláře vypadají:

Sdílené pracovní místo (hot desk)

Hot desking je systém, kdy zaměstnanci nemají pevně přidělené pracovní místo, ale pracují u stolu, který je zrovna volný nebo který si zarezervují. Tento režim je oblíbený hlavně u firem, které mají pracovníky v hybridním režimu – část týdne pracují z domu a část z kanceláře. Protože jim nemusí držet pevné pracovní místo, často kanceláře zmenšují nebo je přestavují do různorodého prostoru, kde vedle klasických pracovních míst najdete třeba relaxační zónu nebo kout pro neformální setkání.

Coworking

Další variantou sdílených kanceláří je coworking. V něm obvykle funguje vícero firem i freelancerů. Od sdílených pracovních míst se liší hlavně tím, že v nich nesedí lidé z jediné firmy, ale místo si tam mohou pronajmout různí jednotlivci i týmy.

Vv článku se soustředíme jen na sdílená pracovní místa uvnitř jedné firmy a poradíme, na co myslet, když se rozhodnete je zavést.

1. Chystané změny proberte s kolegy

Než se na zařizování sdílených kanceláří vrhnete, proberte chystané změny s kolegy. Svolejte poradu a oznamte, že plánujete reorganizaci kanceláří a chcete začít používat sdílené stoly. Vysvětlete, jaké výhody firmě tato změna přinese a zjistěte, co by zaměstnanci v nových kancelářích ocenili. 

Promyslete také:

• kam si budou kolegové odkládat osobní věci – dobře poslouží menší skříňky. 
• jaký systém pro rezervaci stolů využijete – zadejte do Google hot desking software, nabídka je obrovská.
• jestli si budou zaměstnanci nosit vlastní vybavení, nebo bude k dispozici u každého stolu. Můžete to vyřešit také kompromisem – každý zaměstnanec si donese svůj notebook a ostatní vybavení (monitor, klávesnici, psací potřeby) má k dispozici u stolu.

Hned jak na sdílené kanceláře přejdete, ptejte se kolegů, jak se jim v nich pracuje a co ještě by ocenili – dozvíte se tak užitečné informace, které vám pomohou nový režim vyladit.

Zjistěte, jak přizpůsobit kanceláře hybridnímu režimu práce >>

2. Nastavte si jasná pravidla 

Aby vám to pracovně i lidsky klapalo i ve sdílených kancelářích, potřebujete jasná pravidla. Krom již zmíněného rezervačního systému se hodí zavést tzv. politiku čistého stolu – jasná pravidla pro to, jak má pracovní stůl po odchodu z práce vypadat.

Pravidla zpracujte do jednoduché infografiky a umístěte ji ke každému stolu nebo jiné viditelné místo, aby kolegové na úklid nezapomínali. Můžete po nich třeba chtít, aby:

1. stůl poklidili,
2. vypnuli monitor a počítač,
3. nenechávali na stole ležet žádné osobní věci či citlivé dokumenty,
4. vrátili nastavení židle do původní polohy,
5. případně i vynesli odpadky a otřeli stůl/počítač/telefon.

Díky tomu bude mít další pracovník stůl připravený k práci a nastaví si vše, jak bude potřebovat. Pravidla si přizpůsobte podle sebe, aby sedly vám i vašim lidem.

Dolaďte jednotlivé zóny

Ideálním momentem, kdy sdílená pracovní místa zavést, je přestavba nebo reorganizace kanceláří. Pokud se vám díky novému systému sdílených míst v kanceláří uvolnil prostor, dobře promyslete, jak s ním naložíte.

Podle marketingové manažerky Kristýny Švamberk z architektonického studia Perspektiv lidé pracující v hybridním režimu práce dnes přichází do kanceláří nejen za soustředěnou prací, ale i kvůli kontaktu s kolegy nebo tam loví nové nápady. 

„Z kanceláří se stávají spíš takové sociální huby – k setkávání nebo třeba pro brainstorming. Při zařizování myslete proto na rozmanitost prostoru, aby v kancelářích byl prostor jak na soustředěnou práci, tak na sociální život i odpočinek. Když máte na pracovišti pestrost, zaměstnanci zde mohou naplno využít to, co k práci potřebují a výsledkem je i zvýšení produktivity,“ radí Kristýna Švamberk. 

Zamyslete se, jaké další zóny můžete v kancelářích vytvořit, nabízí se třeba:

• relaxační zóny, sloužící jako centra setkání, kde se mohou lidé spontánně setkávat, obědvat nebo tam pořádat neformální schůzky,
• multifunkční konferenční místnost pro porady, školení či brainstorming,
• kuchyňská zóna či kavárna určená k přípravě jídla nebo setkávání,
• tiché prostory, kde mohou kolegové relaxovat nebo soustředěně pracovat,
• případně i odhlučněné akustické budky, kde mohou zaměstnanci telefonovat, aniž by rušili ostatní.

Čtěte tipy architektky, jak vybavit kanceláře, aby se v nich lidé cítili dobře >>

4. Dejte pozor na akustiku

Sdílené kanceláře se často nachází v otevřeném prostoru, proto dbejte i na to, aby v nich kolegové mohli pracovat bez vyrušení. 

Hluk regulujte třeba tak, že:

• stanovíte jasná pravidla – chytré telefony a notebooky musí být potichu a všechny neformální hovory se vyřizují mimo kancelář,
• požádejte kolegy, aby pro telefonní či konferenční hovory využili zasedací místnost nebo jiný prostor pro setkání,
• vyladíte akustiku v kancelářích – vybavte kancelář koberci, závěsy nebo akustickými paravany. Pro více tipů mrkněte sem. 

5. Investujte do kvalitního vybavení

Jedním z důvodů, proč se lidé rádi vracejí do kanceláře, je kvalitní a ergonomické vybavení, které doma mnohdy nemají. Proto se nebojte při vybavování sdílených kanceláří zainvestovat a vsaďte na kvalitní nábytek, který vydrží roky. 

Základem každého pracovního místa je:

• pracovní stůl, nejlépe výškově nastavitelný,
• ergonomická kancelářská židle,
• a nastavitelný monitor.

„Lidé už v kancelářích tolik nepotřebují „domácí atmosféru,“ užili si jí dost za covidu, kdy z domova pracovali neustále. Spíš než gauč s lampičkou v kancelářích potřebují prostor, který je inspiruje a podpoří v tom, aby se jim lépe pracovalo – kvalitním nábytkem nebo rozmanitostí pracoviště.“

Kristýna Švamberk, marketingová manažerka z architektonického studia Perspektiv

Poradíme, jak vybrat výškově nastavitelný stůl >>

S přestavbou kanceláří vám rádi pomůžeme

Ať už plánujete reorganizaci kanceláří nebo jen chcete nově vybavit pracovní místa, rádi vám pomůžeme. Ozvěte se, probereme vaši představu a připravíme 3D návrh na míru.